Chatbots in der Bildung – Vorteile, Einsatzmöglichkeiten & Tipps

Ende 2020 hat die Corona Krise Europa weiterhin fest im Griff. Die zweite Welle schwappt über den Kontinent und Bildungseinrichtungen können in vielen Ländern nur teilweise oder sogar überhaupt nicht im Präsenzunterricht lehren. Digitale Bildung hat im Corona-Jahr 2020 zweifelsohne einen Boost erlebt.

Dabei geht es allerdings um viel mehr als bloß digitalen Unterricht. Denn Bildungseinrichtungen müssen ihre Studenten digital informieren, immatrikulieren sowie bei laufenden Fragen und administrativen Anliegen zur Seite stehen.

Der Einsatz von Chatbots in der Bildung kann effektive und wirksame Unterstützung leisten. Wie genau? Das zeigen wir Ihnen im heutigen Beitrag.

 

Welchen Herausforderungen stehen Bildungseinrichtungen heute gegenüber?

Natürlich denkt man bei Bildungseinrichtungen in der Regel an deren Kernaufgabe, und zwar den Unterricht bzw. die Wissensvermittlung. Organisatorisch betrachtet müssen Bildungseinrichtungen allerdings in drei wichtigen Funktionen exzellente Arbeit leisten, um all ihren Aufgaben bestmöglich nachzukommen:

• Information und Beratung von Studienanwärtern und Interessenten hinsichtlich des Bildungsangebots bzw. der Studienprogramme.
• Studienservice für bestehende Studenten für administrative Anliegen und Studiengebühren, Kursanmeldungen, Kursunterlagen, Prüfungen etc.
• Sowie Wissensvermittlung im (digitalen) Unterricht, alleine oder unterstützt durch E-Learning und Distance Learning.

 

In diesen drei Kernfunktionen stehen Bildungseinrichtungen wie Universitäten, Fachhochschulen oder auch Volkshochschulen vor großen Herausforderungen. Insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie, wo die persönliche Interaktion vor Ort schlichtweg unmöglich ist:

• Studienservices werden mit Anfragen von Interessenten per E-Mail oder Telefon überlastet. Zudem können lange Antwortzeiten frustrierte Studenten oder verlorene Interessenten zur Folge haben.
• Studienprogramme sind umfangreich und komplex, eine kompakte Darstellung auf der Webseite ist oft nur schwer möglich.
• Studenten suchen oft lange nach den relevanten Informationen auf der Webseite der Bildungseinrichtung.
• Aktuelle Informationen wie geänderte Öffnungszeiten, Raumänderungen oder relevante Covid-Sicherheitsmaßnahmen müssen kurzfristig für Studenten einsehbar sein.
• Der Unterricht und die Interaktion zwischen Vortragenden und Studenten lässt sich digital schwer abbilden.

 

Welche Vorteile bringen KI-basierte Chatbots in der Bildung?

Die Vorteile von einem KI-basierten Chatbot im Bildungswesen liegen auf der Hand:

• Entlastung von Mitarbeitern: Chatbots können als erste Anlaufstelle Anfragen auf der Webseite entgegennehmen sowie häufige Fragen beantworten. Bei komplexen Fragen kann der Chatbot sogar direkt an Servicemitarbeiter übergeben.
• Kürzere Wartezeiten: Durch die gleichzeitige Bedienung mehrerer Interessenten durch den Chatbot entstehen minimale Antwortzeiten für Besucher. Zudem erhalten sie die gewünschte Informationen sofort bzw. werden an diese verwiesen.
• 24/7 Service: Chatbots bieten permanente Serviceverfügbarkeit zu Tages- und Nachtzeiten, 7 Tage die Woche. 
• Klare Informationen: Studenten können jederzeit direkt von der Bildungseinrichtung informiert werden, anstatt durch Austausch zwischen Studenten womöglich missverständliche Informationen zu erhalten. 
• Dokumentation von Kundenanfragen: Ein Chatbot kann alle eingehenden Anfragen erfassen, welche zu analytischen Zwecken ausgewertet Hinweise auf die wichtigsten Kundenanliegen und -fragen bieten. 

Weitere Vorteile von Chatbots für Unternehmen und Kunden finden Sie übrigens hier. 

 

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für einen Chatbot im Bildungswesen?

In allen der drei dargestellten Kernfunktionen – von der Information und Beratung über Studienservice und Wissensvermittlung – können Chatbots wirksame Unterstützung leisten. Sie entlasten Mitarbeiter und verbessern zudem das Lernerlebnis für Studierende. 

Mögliche Anwendungsbeispiele für Chatbots in der Bildung sind etwa:

1. Informationen zum Studienangebot

Ein auf der Webseite implementierter Chatbot kann Studieninteressenten rasch relevante Fragen zum Studienangebot beantworten. 

Dies kann konkret beispielsweise Fragen betreffen wie:

• „Welche Lehrgänge gibt es an der Institution?“
• „Herrscht Anwesenheitspflicht oder gibt es auch Online-Lehrgänge?“
• „Bis zu welchem Datum muss man sich für den Lehrgang anmelden?“
• „Welche Voraussetzungen zur Anmeldung gibt es für den konkreten Lehrgang?“
• „In welchen Schritten läuft der Anmeldeprozess ab?“

 

Einfache Fragen kann der Chatbot sofort beantworten. Während in manchem beispielsweise Fällen das Einholen von weiteren Informationen erforderlich sein kann. In diesen Fällen kann der Chatbot direkt auf die relevante Unterseite verlinken und darauf hinweisen, welche Informationen dort verfügbar sind. 

Somit stellt ein Chatbot eine direktere, interaktivere sowie effizientere Form einer seiteninternen Suchfunktion dar. Dadurch können Unternehmen die Absprungrate reduzieren und insgesamt einen höheren Prozentsatz an Besuchern in Studenten konvertieren. 

 

2. Administrative Unterstützung

Bestehende Studenten müssen laufend die Webseite der Bildungseinrichtung konsultieren, um aktuelle Informationen zum Lehrbetrieb einzuholen.

Gerade in Zeiten der Covid-Pandemie fragen sich Studenten beispielsweise: 

• „Hat die Bildungseinrichtung kommende Woche geöffnet?“ 
• „Findet der Kurs ABC im Präsenzunterricht oder Distance Learning statt?“
• „Ist die Bibliothek geöffnet oder geschlossen?“

Studenten können ihre Fragen einfach im Chat-Fenster auf der Webseite oder via Messenger eingeben. Das Schöne daran ist, dass sie in sekundenschnelle eine Antwort erhalten. Dadurch optimieren Sie das Studienerlebnis, entlasten den Studienservice und verbessern zudem den Studienbetrieb für alle involvierten Parteien. 

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3. Erinnerung an Aufgaben/Abgaben

Integriert in das E-Learning-System können Chatbots Studenten auch an ihre bevorstehenden Prüfungs- und Abgabetermine oder Anmeldefristen erinnern. Dies kann individuell für jeden Studenten in Abhängigkeit der belegten Kurse umgesetzt werden. 

• „Am Freitag steht die Zwischenprüfung für Einführung in die BWL bevor!“ 
• „Die Anmeldefrist für die Vertiefungskurse endet diesen Sonntag um Mitternacht.“
• „Du hast die Kontrollfragen dieser Woche noch nicht beantwortet.“ 

 

4. Chatbots im Unterricht – Ergänzung, Ersatz oder Ärgernis?

Futuristen und Bildungsexperten debattieren hitzig, inwiefern Chatbots auch tatsächlich im Bereich der Lehre eingesetzt werden können. Befürworter dieses Ansatzes, von denen es auch immer mehr gibt, verwiesen dabei gerne auf aktuell in Erkundung befindliche Konzepte, Pilotprojekte und Forschungsarbeiten, die Potenziale aufzeigen.

Hier einige Beispiele dazu:

• Chatbots können im natürlichsprachlichen Dialog die Fragen von Studenten zur Kursmaterie und -inhalten sofort beantworten.
• Sprachassistenten können das Wissen von Teilnehmern in unterhaltsamen Multiple-Choice-Quizzes überprüfen.
• Chatbots können Teilnehmerfeedback nach Lehrveranstaltungen standardisiert und anonymisiert erheben. Zudem können sie fallbezogen um nähere Informationen bitten. Dadurch könne Sie gehaltsvolleres und aussagekräftigeres Feedback einholen.

Verfechter des persönlichen Unterrichts stehen dem Einsatz von Chatbots zu Lehrzwecken allerdings äußerst skeptisch gegenüber. Sie verweisen dabei auf die Bedeutung der persönlichen Beziehung und Interaktion von Vortragenden und Studenten. 

Wir von Onlim stehen allen vielversprechenden Einsatzmöglichkeiten prinzipiell offen gegenüber, sehen das Thema allerdings viel pragmatischer: Der Einsatz von KI-basierten Chatbots kann in administrativen Aufgaben wie der Information von Studierenden und im Studienservice wirksam unterstützen und die Mitarbeiter massiv entlasten. Damit werden wertvolle Personalressourcen frei, um ein optimales Lern- und Studienerlebnis für Studenten zu schaffen. 

Chatbots sollten die Vortragenden niemals ersetzen, sondern wirksam unterstützen. Im besten Fall ergänzt der Einsatz von Chatbots den Unterricht, um ihn zu optimieren und eine effiziente Durchführung zu gewährleisten. 

 

Wo beginnen? Schrittweise die Potenziale von Chatbots in der Bildung realisieren

Bildungseinrichtungen, die sich zur Einführung eines KI-basierten Chatbots entscheiden, sollten sich zunächst für einen konkreten Anwendungsfall entscheiden. Dafür empfiehlt sich in der Regel die Beantwortung der Anfragen von Studieninteressenten auf der Webseite der Einrichtung. 

Der Chatbot kann hier zum einen die größte Anzahl an Anfragen automatisiert beantworten. Zum anderen kann er auch wertvolle Daten zu den größten Anliegen und häufigsten Fragen der Benutzer einholen. Die Realisierung ist einfacher möglich, auch weil Sie weniger Abteilungen Ihres Unternehmens involviert müssen. 

Haben Sie erstmal die ersten Erfahrungen mit der Nutzung von Chatbots in der Bildung gesammelt, können Sie über die Onlim-Plattform beispielsweise einfach weitere Anwendungsfälle unternehmensintern implementieren.  Hier erfahren Sie mehr über unsere Chatbot-Lösung für Bildungseinrichtungen. Bei Fragen dazu stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.