Kann ein Chatbot Ihr Intranet ersetzen?

Die schnelle Verfügbarkeit und effiziente Verbreitung von Informationen innerhalb eines Teams ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigen muss. Denn eine effiziente interne Kommunikation ist grundlegend für den Unternehmenserfolg.

Das Intranet war bisher einer der Grundbausteine der internen Kommunikation vieler Betriebe. Mit der stetigen Verbesserung der Chatbots stellt sich jedoch die Frage, ob diese nicht die Funktion des Intranets übernehmen können.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns genau mit dieser Frage und geben eine Übersicht, wann die beiden Technologien für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

 

Was sind die Aufgaben von Intranet und Chatbot?

Hierfür schauen wir uns zunächst an, welche Aufgaben Intranet und Chatbot überhaupt erfüllen sollen.

Als geschlossenes Rechnernetz ist die Hauptaufgabe des Intranets, seinen Nutzer unternehmensinterne Informationen, möglichst schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen.

Das beinhaltet unter anderem:

• Verbreitung von internen Nachrichten zu Projekten, wichtigen Terminen, neuen Partnern oder anderen Neuigkeiten
• Kontaktinformation und Zuständigkeiten der Mitarbeiter
• Übersicht und Zugang zu möglichen Tools, die den Mitarbeitern für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung stehen

 

Bots sind ebenfalls eine große Hilfe, wenn es darum geht, interne Prozesse zu erleichtern.

 

Sie können bei folgenden Aufgaben helfen:

• Durchsuchen der internen Unternehmensinformationen
• Versenden von Push-Nachrichten über Neuigkeiten im Unternehmen
• Einarbeiten von neuen Mitarbeitern sowie Unterstützung bei technischen Problemen
• Übernahme von einfachen Bürotätigkeiten wie dem Planen von Meetings

 

Kommunikationsstrategien von Intranet und Chatbots

Auf den ersten Blick erfüllen Intranet und Chatbots somit ähnliche Aufgaben. Ein entscheidender Unterschied ist jedoch die verwendete Kommunikationsstrategie. Hierbei gibt es zwei Hauptstrategien: Push und Pull.

Bei einer Pull-Strategie erfolgt die Informationsbeschaffung durch den Nutzer, in dem er beispielsweise eine Website aufruft oder nach den gewünschten Informationen sucht.

Bei der Push-Strategie werden die Informationen aktiv an den Nutzer ausgespielt. Dies ist zum Beispiel bei Newslettern oder Push-Nachrichten der Fall.

Beim Intranet handelt es sich daher, um ein Pull-Medium. Die Mitarbeiter müssen sich in ein System einloggen und aktiv nach den benötigten Informationen suchen.

Ein Chatbot hingegen kombiniert Push- und Pull-Strategien. So bietet er zu einem die Möglichkeit, aktiv nach Informationen zu suchen. Auf der anderen Seite kann er die Mitarbeiter via Push-Notifications über Neuigkeiten oder Updates auf dem Laufenden halten.

 

Stärken und Schwächen von Intranet und Chatbots

Diese unterschiedlichen Kommunikationsstrategien führen dazu, dass Intranet und Chatbots für unterschiedliche Anwendungsfälle besser oder schlechter geeignet sind.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über jeweilige Anwendungsbeispiele.

Anwendungsfälle für das Intranet

• Sie benötigen eine Information, ohne dass sie genau wissen, wonach sie suchen. Ein Intranet ist gut geeignet, um sich einen Überblick verschaffen, welche Informationen überhaupt verfügbar sind.
• Sie müssen umfangreiche Dokumente einsehen, wie zum Beispiel Verträge oder Prozesse. Hierfür ist die Nutzeroberfläche eines Chatbots nur begrenzt geeignet.
• Sie benötigen eine grafische Darstellung oder eine Bearbeitungsfunktion für Tabellen oder Diagramme. Für grafische Darstellungen und Anpassungen ist ein Intranet ebenfalls eine gute Wahl.

 

Anwendungsfälle für Chatbots

• Sie benötigen eine Information möglichst schnell und Sie wissen genau, wonach Sie suchen.
• Sie benötigen eine Information, aber Sie wissen nicht, wo sich diese befindet.
• Sie verfügen über begrenzte Computerkenntnisse.
• Sie sind auf eine Bedienung via Sprachsteuerung angewiesen und wollen auf Informationen zugreifen, ohne dass Sie ein Gerät via Touchscreen oder Maus bedienen müssen.

Generell lässt sich festhalten, dass das Intranet vor allem geeignet ist, um sich einen groben Überblick über Informationen zu verschaffen, ohne eine konkrete Suchanfrage im Hinterkopf zu haben.

Der Einsatz von Chatbots ist vor allem sinnvoll, um präzise Informationen möglichst schnell zu erhalten, wenn Sie wissen, welche Informationen Sie benötigen.

Damit Sie beurteilen können, welche Technologie am besten geeignet ist, müssen Sie sich zunächst Gedanken machen, für welche Aufgaben diese eingesetzt werden soll und wie die Kommunkationsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter aussehen.

Es handelt sich hierbei nicht zwangsläufig um eine Entweder-Oder-Entscheidung. Eine Kombination von Intranet und Chatbot ist ebenfalls eine denkbare Lösung.