Sichere KI-Kommunikation für regulierte und sensible Unternehmensumgebungen

Je nach Use Case verarbeitet Onlim insbesondere Chatinhalte, Kontaktdaten aus Formularen, Nutzungsdaten, Benutzerkonten, Rolleninformationen und konfigurationsabhängige Metadaten. Der Umfang richtet sich nach dem Kunden-Setup und wird im AVV/DPA beschrieben; dabei gelten Datenminimierung und Zweckbindung.

Alle vom Kunden bereitgestellten Daten verbleiben im Eigentum des Kunden. Onlim nutzt, veröffentlicht oder verarbeitet diese Daten ausschließlich im Rahmen des vertraglich vereinbarten Zwecks und der dokumentierten Weisungen.

Nein. Kundendaten werden nicht verwendet, um allgemeine Modelle von OpenAI, Microsoft oder anderen Anbietern zu trainieren oder zu verbessern.

Onlim setzt für die relevanten SaaS-Setups auf Verarbeitung und Speicherung innerhalb der EU, insbesondere in EU-Rechenzentrumsregionen wie Deutschland und bei Disaster-Recovery-Szenarien in weiteren EU-Standorten.

In Shared-SaaS-Umgebungen erfolgt die Trennung logisch über ein Multi-Tenant-Modell. Rollen und Rechte werden mandantenbezogen vergeben, sodass Kundenadministratoren ausschließlich ihre eigene Organisation bzw. ihren eigenen Tenant verwalten.

Je nach Produktumfang sind unter anderem Aufbewahrungsfristen, Löschregeln, Anonymisierung, Rollen, API-Zugriffe und Audit-Trails pro Mandant konfigurierbar.

Privacy by Design und Privacy by Default sind in Richtlinien, Produktkonfigurationen und Betriebsprozessen verankert. Dazu zählen Datenminimierung, eingeschränkte Zugriffe, rollenbasierte Rechte, Mandantentrennung, definierte Speicherfristen und konfigurierbare Datenschutzoptionen.

Nicht zwingend. Die Aufbewahrung von Konversationen ist konfigurierbar und kann durch automatische Lösch- oder Anonymisierungsregeln gesteuert werden.

Ja. Kunden können Fristen für Speicherung, Löschung oder Anonymisierung gemäß ihren Datenschutzanforderungen konfigurieren. Die Umsetzung erfolgt regelbasiert und systemseitig nachvollziehbar.

Ja. Konversationen können zur individuellen Löschung markiert und nach der konfigurierten Frist automatisiert entfernt werden. Der Prozess kann systemseitig dokumentiert werden.

Personenbezogene Angaben aus Kontaktformularen werden so verarbeitet, dass die Datenspeicherung minimiert wird. In typischen Setups werden diese Angaben direkt nach Übermittlung entfernt und nicht dauerhaft in der Konversation gespeichert.

IP-Adressen werden nicht direkt in der Chat-Datenbank gespeichert und nicht unmittelbar mit Gesprächsinhalten verknüpft. Eine temporäre Verarbeitung erfolgt in Systemprotokollen für technische Analysen, Fehlersuche und Systemsicherheit; diese Logs werden aktuell nach sieben Tagen automatisiert gelöscht.

Eine selektive Einzellöschung aus Systemlogs ist technisch in der Regel nicht vorgesehen. Die Logs werden als Gesamtbestand verwaltet und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht; durch Löschung der betreffenden Konversation kann die Korrelation zu Gesprächsinhalten aufgehoben werden.

Nur soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich und vertraglich geregelt ist, etwa über dokumentierte Subprozessoren im AVV/DPA. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht ohne Rechtsgrundlage oder Vereinbarung.

Onlim wählt Subprozessoren anhand definierter Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Kriterien aus. Dazu zählen insbesondere EU-Datenverarbeitung, geeignete TOMs, vertragliche Absicherung und Zertifizierungen bzw. nachweisbare Sicherheitsstandards wie ISO 27001.

Hosting- und Infrastrukturpartner stellen Infrastruktur bereit, ohne operativen Zugriff auf die von Onlim verwalteten SaaS-Inhalte zu benötigen.

Nur soweit dies für Support, Betrieb oder Incident-Bearbeitung erforderlich ist und nach dem Need-to-know- bzw. Least-Privilege-Prinzip. Zugriffe werden durch personalisierte Accounts, rollenbasierte Rechte, SSO/MFA, Audit-Trails und organisatorische Vorgaben begrenzt.

Grundsätzlich sollen Test- und Entwicklungsumgebungen keine produktiven personenbezogenen Daten enthalten. Falls Daten für Tests notwendig sind, erfolgt dies nur kontrolliert, abgestimmt und möglichst anonymisiert.

Datenübertragungen erfolgen über abgesicherte Protokolle wie HTTPS/TLS 1.3; administrative Zugriffe zusätzlich über abgesicherte Verfahren wie VPN und starke Authentisierung. Sensible Informationen und Backups werden verschlüsselt gespeichert; je nach Datenart und Architektur gelten zusätzliche Schutzmechanismen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert; für die IAM-Umgebung wird ein Verfahren auf Basis von PBKDF2 mit Salt und hoher Iterationszahl eingesetzt. Die Schlüsselverwaltung erfolgt kontrolliert über definierte privilegierte Rollen; bestimmte Schlüssel oder API-Credentials können mandantenbezogen verwaltet werden.

Ja. Ausgewählte sicherheits- und administrationsrelevante Ereignisse werden mandantenbezogen protokolliert und können in Read-only-Ansichten nachvollzogen werden.

Ja. Relevante Daten wie Konversationen, Statistiken oder Konfigurationen können je nach Funktionsumfang exportiert werden. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten je nach Weisung des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Ja. Die Plattform bietet Datenschutz-, Lösch- und Anonymisierungsoptionen, damit Kunden ihre betrieblichen und regulatorischen Anforderungen umsetzen können.

Ja. In geeigneten Setups kann der Beginn einer Konversation an die Zustimmung zu Datenschutzbestimmungen gekoppelt werden.

Die sichtbare Sitzungsdauer im Frontend und die Aufbewahrung in der Plattform können getrennt konfiguriert werden. Nutzer können nach einer definierten Zeitspanne ein neues leeres Chatfenster erhalten, während die interne Aufbewahrung unabhängig geregelt bleibt.

Onlim hat benannte Verantwortlichkeiten für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance. Diese Rollen sind organisatorisch definiert, dokumentiert und in Richtlinien verankert.

Ja. Datenschutzanforderungen, technische und organisatorische Maßnahmen, AVV/DPA sowie ergänzende ISMS-Dokumente bilden die vertragliche und organisatorische Datenschutzgrundlage.

Ja. Datenschutz ist Teil des Onboardings sowie wiederkehrender Trainings- und Awareness-Maßnahmen, typischerweise jährlich. Relevante Richtlinien werden intern bestätigt und anerkannt.

Ja. Mitarbeitende unterliegen Vertraulichkeits- und Compliance-Verpflichtungen; zusätzliche NDAs sind bei Bedarf möglich.

Durch rollenbasierte Rechte, personalisierte Benutzerkonten, organisatorische Freigaben und die Beschränkung privilegierter Zugriffe auf das notwendige Maß.

Ja. Zugriffe werden über ein Rollenmodell verwaltet, dokumentiert und durch Audit-Trails nachvollziehbar gemacht. Für interaktive Logins werden personalisierte Accounts statt Sammelkonten verwendet.

Über Audit-Trails, Logging, versionskontrollierte Änderungen sowie dokumentierte Betriebs- und Freigabeprozesse. Logs werden zentral gesammelt, überwacht und in sicherheitsrelevanten Bereichen schreibgeschützt bzw. revisionsnah aufbewahrt.

Ja. Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle werden nach definierten Incident-Management- und Meldeprozessen erkannt, bewertet, eskaliert, dokumentiert und nachverfolgt.

Ja. Wenn ein Vorfall den Kunden betrifft und eine Benachrichtigung erforderlich ist, erfolgt eine zeitnahe Information gemäß Prozess und vertraglichem Rahmen.

Onlim unterstützt den Verantwortlichen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung und weiteren Betroffenenrechten durch technische Funktionen, dokumentierte Prozesse, Löschmechanismen, Exporte und Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Verantwortlichen.

Ja. Datenarten und Schutzbedarfe werden im Rahmen von Richtlinien, AVV/DPA und internen Sicherheitsvorgaben klassifiziert. Datenschutz-, Sicherheits- und Business-Continuity-Risiken sind Teil des Risikomanagements.

Ja. Onlim betreibt ein dokumentiertes Risikomanagement mit definierten Rollen, Verfahren und regelmäßigen Reviews.

Ja. Relevante Richtlinien und Verfahren werden mindestens jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen überprüft und aktualisiert. Onlim nutzt interne Reviews sowie externe Assessments und Audits.

Das Programm orientiert sich unter anderem an DSGVO, ISO 27001:2022, OWASP SAMM, NIS2-/DORA-relevanten Anforderungen und weiteren Best Practices.

Ja, Onlim ist seit 18.5.2026 nach ISO 27001:2022 zertifiziert.